Onze voorzitter, mevrouw Sabien Lahaye-Battheu, heette de talrijke deelnemers welkom, waarna moderator-ervaringsdeskundige Bert Oris het inhoudelijk gedeelte aftrapte. Tijdens zijn presentatie stelde hij het memorandum in vraag, ging op zoek naar alternatieven zoals de beleidsscan of databanken en gaf een aantal aanbevelingen mee voor het opstellen van het meerjarenplan. Vervolgens gaf Jonas De Wit van GD&A-advocaten dieper op deze zaken in tijdens zijn interessante uiteenzetting over beleidsvoorbereidend werk vanuit de administratie. Niet zozeer het wettelijk kader vormde de kern van het betoog maar wel de afwegingen die je allemaal kan maken wanneer je als administratie van plan bent om een memorandum, inspiratienota, beleidsscan, … te maken. Inspireren of dirigeren, that’s the question! Bedenkingen, afwegingen en aanbevelingen werden meegegeven, evenals mogelijke valkuilen. Diverse reacties uit het publiek toonden aan dat er meer dan voldoende stof tot nadenken was meegegeven.
In zowat alle lokale besturen staat de nieuwe legislatuur stilaan in de steigers en dus hoeft het geen verwondering te wekken dat veel leidinggevenden uit de West-Vlaamse besturen op 19 juni waren afgezakt naar het provinciehuis Boeverbos voor de Abonneedag van Vonk om inspiratie op te doen voor de voorbereiding van de nieuwe legislatuur.
Om al dat stof wat te laten bezinken was de koffiepauze, voorzien van een ruim assortiment lekkernijen, welgekomen. De opgedane inzichten en ervaringen uit het verleden konden zo meteen afgetoetst worden bij de collega’s van andere besturen.
Na de pauze ging Hilde Coudenys van de provincie West-Vlaanderen dieper in op de kwantitatieve omgevingsanalyse. In vergelijking met het begin van de vorige legislatuur zijn er heel wat interessante databronnen bijgekomen waarvan besturen gebruik kunnen maken voor de opmaak van hun omgevingsanalyse. Gemeente- en stadsmonitor, Statbel en provincies.incijfers.be (PinC) bieden een speeltuin aan data en rapporten. Dit geeft als groot voordeel dat data veel makkelijker vindbaar zijn en dat de nadruk van de omgevingsanalyse voor de komende legislatuur dan ook kan worden gelegd op het analytisch-inhoudelijke werk. We leerden ook dat data in PinC altijd dubbel gecheckt worden via de provincies en Vlaamse overheid, en dat we aandachtig moeten zijn omdat dezelfde bronnen soms toch andere resultaten laten zien, en dat we dus aandacht moeten schenken aan de gebruikte metadata. Ook interessant is dat de cijfergegevens in PinC permanent geactualiseerd worden, zodat je als bestuur blijvend de vinger aan de pols kan houden.
Het inhoudelijke gedeelte werd afgesloten met een panelgesprek waaraan Frederik Demeyere (burgemeester Hooglede), Siegelinde Lacoere (algemeen directeur Oostende), Stijn Lombaert (provinciegriffier West-Vlaanderen) en Britt Schouppe (algemeen directeur Maldegem) deelnamen. Moderator Bert Oris informeerde bij de panelleden of er in hun bestuur ook een trend waarneembaar was om van een memorandum naar een beleidsscan te gaan, en hoe ver de administratie kan/mag gaan in de omgevingsanalyse. Ook de vraag wanneer en aan wie zo’n document dan wordt overgemaakt kwam aan bod. Naast de meer formele weg (welk document wordt gemaakt en wanneer en met wie wordt dit gedeeld) werd uitvoerig stilgestaan bij het vertrouwen dat er moet zijn tussen de beleidsmakers en de administratie. Het spreekt voor zich dat vertrouwen een belangrijke factor is om mooie resultaten neer te zetten. Zo werd er onder meer op gewezen dat informele contacten tussen beleid en administratie bijzonder waardevol kunnen zijn.
Dat laatste kon meteen ook in de praktijk gebracht worden door de deelnemers, die na de afronding van het panelgesprek konden aanschuiven aan een rijk gevuld buffet. Het weer was ons goedgezind, zodat al dat lekkers onder een stralende zon kon worden genuttigd in de verkoelende schaduw van de bomen van het Boeverbos. Dankbaar en tevreden blikken we terug op een interessante en fijne abonneedag. Of om een open deur in te trappen: de afwezigen hadden ongelijk!
