Privacyverklaring

Wij vinden de bescherming van jouw persoonsgegevens belangrijk

Wij hechten groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en verwerken jouw persoonsgegevens met de nodige zorg. De persoonsgegevens die je ons verstrekt, worden verwerkt door Vonk APB, Koning Leopold III-laan 41 in 8200 Sint-Andries. Vonk is dus de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw gegevens. We werken hierbij volgens de bepalingen van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 24 mei 2016.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken volgende categorieën van persoonsgegevens:

• identificatiegegevens zoals titel, naam, voornaam, functie, dienst, adres, telefoon- en gsmnummer, e-mail
• elektronische identificatiegegevens zoals IP-adressen, cookies
• rijksregisternummer
• financiële en transactiegegevens zoals bankrekeningnummers, betalingen, leveranciersgegevens
• geluidsopnames, foto- en beeldmateriaal.

Deze gegevens komen bij ons terecht:

• omdat je ze zelf aan ons hebt bezorgd
• omdat we ze verzamelen als je onze sites gebruikt
• omdat we ze hebben ontvangen via andere bronnen (andere overheden of partners).

Wij verwerken ook persoonsgegevens voor evaluatie van onze dienstverlening en in vragenlijsten in het kader van consultingopdrachten, maar deze gegevens zijn gepseudonimiseerd. Dat wil zeggen dat we deze gegevens niet kunnen herleiden tot individuen of personen. Aan de hand van deze gegevens kunnen we jou dus niet meer identificeren.

Waarom verwerken we jouw persoonsgegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van ofwel:

• jouw toestemming
• een contract dat we onderling afsluiten
• een wettelijke verplichting waaraan we moeten voldoen

Met de verwerking van persoonsgegevens proberen we verschillende doelstellingen te realiseren:

Behandeling van jouw gegevens in functie van ons aanbod en dienstverlening

Wij bewaren jouw gegevens, zodat we jou op de hoogte kunnen houden van de praktische informatie en zodat we jou een aanwezigheidsattest kunnen bezorgen indien nodig.

Nieuwsbrieven en online communicatie:

Via nieuwsbrieven brengt Vonk jou op de hoogte van nieuws over en activiteiten in het kader van onze werking. Je kan je hiertegen steeds kosteloos verzetten (zie verder).

Foto- en beeldmateriaal:

Bij verschillende gelegenheden maken wij foto’s en films. Onze medewerkers doen dit zelf, of we maken hiervoor gebruik van professionele fotografen. Deze foto’s en films gebruiken wij voor promotionele doeleinden, dus om onze werking meer bekend te maken. Je kan je hiertegen steeds kosteloos verzetten (zie verder).

Evenementen:

Vonk organiseert regelmatig evenementen en opleidingen. Om dit te kunnen organiseren hebben we jouw gegevens nodig. Wij gebruiken jouw persoonsgegevens dus ook om je uit te nodigen voor deze activiteiten, meestal via jouw e-mailadres maar mogelijks ook schriftelijk. Je kan je hiertegen steeds kosteloos verzetten (zie verder).

Functionaliteit van onze website:

Wij willen dat onze website goed werkt en dat je snel jouw informatie kan terugvinden. Daarom verzamelen we gegevens van bezoekers aan de hand van verschillende technieken zoals Google Analytics. Deze gegevens worden niet individueel verzameld maar we aggregeren deze gegevens in algemene rapporten.

We willen ook dat jouw bezoek aan onze website optimaal verloopt. Daarom werken we met cookies. Je kan via de instellingen van je browser verhinderen dat cookies worden gebruikt of dat je bepaalde waarschuwingen krijgt bij het installeren of verwijderen van cookies. Let op: als je geen cookies toelaat kan het zijn dat onze site niet optimaal werkt.

Hoe verwerken we jouw persoonsgegevens?

Wij nemen alle technische en organisatorische maatregelen om de verwerking van jouw gegevens veilig te laten verlopen en wij eisen van derden die jouw persoonsgegevens voor ons behandelen of verwerken dat zij hetzelfde doen. Toegang tot jouw persoonsgegevens is beperkt om ongeoorloofde toegang, wijziging of misbruik te voorkomen en is alleen toegestaan voor die medewerkers die jouw gegevens nodig hebben om hun job uit te oefenen. Deze medewerkers zijn verplicht om discreet om te gaan met de gegevens en leven alle technische voorschriften na om de gegevens veilig te verwerken.

De gegevens worden bewaard zolang als nodig is om onze dienstverlening te kunnen aanbieden, omdat we er een belang bij hebben of om onze wettelijke verplichtingen na te komen.

Geven we jouw persoonsgegevens door aan derden?

Wij zullen nooit jouw gegevens meedelen aan derden, tenzij in volgende gevallen:

• het is noodzakelijk voor het bereiken van de eerder vermelde doelstellingen (zie “Waarom verwerken we jouw persoonsgegevens?”)
• je geeft ons hiervoor schriftelijke toestemming
• we zijn wettelijk verplicht om dit te doen
• ze worden opgevraagd in het kader van een gerechtelijk onderzoek.

Andere overheidsinstanties:

Als APB (autonoom provinciebedrijf) werken we nauw samen met Provinciebestuur West-Vlaanderen. Voor het bereiken van de eerder vermelde doelstellingen (zie “Waarom verwerken we jouw persoonsgegevens?”), wisselen wij indien noodzakelijk gegevens uit met de provincie.

Deelnemerslijsten:

Als je deelneemt aan evenementen of opleidingen dan gaan we er van uit dat jouw naam, voornaam, functie, dienst en organisatie mogen verspreid worden onder de andere deelnemers van het evenement, als dat zou bijdragen aan het opzet en het welslagen van het evenement of opleiding.

Leerplatform:

Als je deelneemt aan opleidingen, dan kan het zijn dat we voor deze opleiding een leerplatform opzetten om documenten uit te wisselen en via een forum informatie te delen met de andere deelnemers van de opleiding. We gaan we er van uit dat jouw naam, voornaam, functie, e-mailadres en organisatie mogen verspreid worden onder de andere deelnemers van de opleiding, zodat de uitwisseling vlot verloopt. Als je dit niet wilt, kan je deze informatie zelf uitzetten bij je instellingen (zichtbaarheid profiel). De wijze waarop je dit kan doen, staat ook beschreven in de handleiding die je ontvangt bij de opstart van het leerplatform.

Foto en beeldmateriaal:

Foto’s en films worden via onze mediadatabank verwerkt. Onze medewerkers hebben toegang tot deze mediadatabank en kunnen het materiaal gebruiken in het kader van hun opdrachten. Dit betekent ook dat zij dit materiaal kunnen publiceren via onze website en via sociale media. Daarnaast kan foto- en beeldmateriaal worden verstrekt aan partners, maar dat gebeurt onder strikte voorwaarden en enkel voor doeleinden van (provinciale) promotie, dus om onze werking meer bekend te maken.

Hosting en dienstenleveranciers:

Om jouw gegevens te verwerken gebruik we een aantal toepassingen of programma’s. Een aantal van deze toepassingen staan bij externe dienstenleveranciers die hierin gespecialiseerd zijn. Sommige van die leveranciers hebben de toepassing ook ontwikkeld en doen voor ons het beheer van de toepassing. Zij treden dus op als verwerker in opdracht van Vonk APB. Met deze leveranciers hebben we de noodzakelijke verwerkersovereenkomsten afgesloten. Dat wil zeggen dat zij eveneens zorgvuldig en correct omgaan met jouw persoonsgegevens en dat wij dit controleren.

Wat zijn jouw rechten en hoe kan je die uitoefenen?

Als betrokkene heb je bepaalde rechten en als Vonk APB willen we ervoor zorgen dat je deze eenvoudig kan uitoefenen. Je moet er wel rekening mee houden dat niet al deze rechten zomaar kunnen worden ingeroepen. Als overheidsinstantie hebben wij een aantal wettelijke verplichtingen en vervullen wij taken van algemeen belang en openbaar gezag, waardoor wij niet altijd kunnen ingaan op verzoeken om inzage, verbetering, wissen, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid en bezwaar tegen de verwerking. In die zin zijn in de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 24 mei 2016 uitzonderingen voorzien. Een weigering van onze kant zullen we altijd motiveren.

Voor bepaalde verwerkingen heb je als betrokkene steeds het recht om kosteloos jouw toestemming in te trekken. Dit is het geval bij de nieuwsbrieven, waar je via een link in een nieuwsbrief kan uitschrijven. Ook bij uitnodigingen voor evenementen en opleidingen krijg je steeds via een link in het bericht de mogelijkheid om je uit te schrijven voor toekomstige uitnodigingen.

Voor foto- en beeldmateriaal kan je op het moment zelf de organisator of de fotograaf aanspreken en kenbaar maken dat je niet wil gefilmd of gefotografeerd worden. Wanneer een foto of film wordt gepubliceerd waarop je herkenbaar in beeld komt en je wil deze publicatie ongedaan maken, dan volstaat het om jouw vraag per e-mail te richten aan communicatie@apbvonk.be. Vergeet niet te vermelden over welke foto of film het gaat en waar je die gezien hebt. Het kan zijn dat we hiervoor bijkomende informatie opvragen om na te gaan of jouw vraag rechtmatig is.

Als het niet gaat over nieuwsbrieven, uitnodigingen of foto- en beeldmateriaal maar over andere verwerkingsactiviteiten waarbij jouw persoonsgegevens gebruikt worden, dan kan je over verschillende manieren je rechten uitoefenen:

Per brief: stuur je vraag per brief naar Vonk APB, Filiaal III, Koning Leopold III-laan 41 te 8200 Sint-Andries.

Per e-mail: stuur je vraag naar communicatie@apbvonk.be.

Let op: om jouw vraag te kunnen beantwoorden kan het zijn dat we een bewijs van jouw identiteit nodig hebben. Daarvoor kunnen we een kopie of een scan van je identiteitskaart opvragen. Wij zullen deze kopie of scan enkel gebruiken om vast te stellen of je daadwerkelijk de betrokkene bent waarvan de persoonsgegevens verwerkt worden, dan wel de ouder of de voogd in het geval van -16 jarigen. Van zodra we beiden tevreden zijn met het antwoord op jouw vraag zullen we de kopie of scan vernietigen.

Waar kan je terecht als je niet tevreden bent met de manier waarop we omgaan met jouw gegevens?

We doen ons uiterste best om jouw persoonsgegevens correct te behandelen. Ben je toch niet tevreden met onze werkwijze, neem dan contact op met onze functionaris voor gegevensbescherming.

Functionaris voor Gegevensbescherming
Provinciehuis Boeverbos, Dienst COOP,
Koning Leopold III-laan 41 te 8200 Sint-Andries.
dpo@west-vlaanderen.be.
GSM: 0493/31 29 52

Je kan altijd een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
tel: +32 (0)2 274 48 00
e-mail: contact@apd-gba.be

Versie: 15 maart 2021

Cookiebeleid

De volgende cookies worden gebruikt op deze website: