Wat maakt een tool een goede tool voor asynchroon samen werken?

clean desk pexels

OK, na het lezen van de vorige blog, ben je geïnteresseerd en je wilt graag asynschroon samen werken introduceren, maar welke tool kies je best?

Dit is de leidraad die Filip Callewaert voor ogen houdt. We delen hem graag met jou.

Basisvereiste: een web 2.0-tool als platform

Je maakt content (webpagina’s, en geen bestanden), verrijkt met hyperlinks, waarop ook anderen interactief kunnen zijn (bv. door het posten van commentaren, annoteren van tekst, delen en verrijken van content). De puurste tools in dit domein zijn wiki’s. Het zijn pure web2.0-tools.

Streven naar één platform

Ik stel me tevens de vraag: laat deze tool toe dat ik een vijftal andere tools elimineer? En dan denk ik aan chat- en andere communicatietools, Word, e-mail, taakbeheertools etc.

Ik streef naar 1 enkel platform met al die functionaliteiten, in plaats van 5 tools naast mekaar – daar kom je vaak niet, maar het is het streven waard.

Datafiëren van informatie

Dan kijk ik of content makkelijk te “chunken” valt: kan ik grotere brokken makkelijk opkappen, metadateren om te recycleren? Ik “verdata” rauwe informatie op die manier, waardoor er makkelijk naar te linken valt. Contexten zijn op die manier letterlijk een weefsel van betekenis.

Structureren

Kan ik deze brokken content ook flexibel vorm geven, structureren? Ik moet immers continu content herschikken om voor mijn co-workers relevantie te creëren: wat is er hier en nu relevant dat jullie moeten weten om vervolgens de juiste dingen te doen? Het gaat om het wegwerken van niet meer relevante procesinformatie (bv. stukken gesprekken), het synthetiseren van informatie, het dispatchen en opvolgen van taken, het herstructureren van teksten.

Volgende vereiste: kan je blogjes maken en posten?

Blogjes, of nieuwtjes, zijn de wegwijzers naar de relevante brokken van relevante dossiers. Het houdt iedereen op de hoogte van wat er aan werk gebeurt, zonder dat iedereen zich al even diep in al dat werk moet inwerken of uren stand-van-zaken-meetings moet meevolgen.

Blogjes zijn nodig om het team-bewustzijn op peil te houden. Goede titels, intro’s en metadata laten toe dat ieder voor zich de content snel scant op nuttigheid en relevantie.

Gebruiksgemak

En ten slotte peil ik naar de gebruiksvriendelijkheid en naar het gebruiksgemak van de tool, ook naar beheer van de tool toe.
Het staat onderaan de lijst, maar is voor mij steeds een breekpunt.

Deze vind je wellicht ook leuk