Vonk door de ogen van een secretariaatsmedewerker (ondersteuning selectie en technische opleidingen)

Vonk door de ogen van een secretariaatsmedewerker (ondersteuning selectie en technische opleidingen)

Hallo, ik ben Anja en werk sinds 12 maart 2018 in het secretariaat van Vonk. Met plezier neem ik jullie even mee naar een dagje uit mijn werkagenda.

6:45: Mama! Mama thuis?

Nee jongen, mama gaat vandaag terug werken en jij mag lekker veel spelen.

8:45 Na een paar dagen verlof parkeer ik mijn wagen en stap onder een regenvlaag naar het gebouw van Vonk. Ondertussen kan ik het niet laten om even te denken aan de vakantie die voorbij vloog en dat ik toch wel heel tevreden ben met de carrièreswitch. Ik voel me hier goed.

8:50 Mijn collega’s zijn blij me terug te zien en dit is op en top wederzijds! Iedereen is al druk in de weer. Een saaie werkdag? Geen denken aan. Ik vlieg er meteen in. Euh.. wat was mijn paswoord ook alweer? 😊

8:55 De eerste twee kandidaten voor het assessment komen zich bij het secretariaat aanmelden. Ik denk bij mezelf: Dit vind ik zo fijn aan mijn job. Met plezier leg ik hen kort de dagplanning uit en noteer welke belegde broodjes ik voor de middaglunch mag bestellen.

9:00 De kandidaten starten stipt met de eerste opdracht, een postbakoefening van 1u15. Ik ga dit even melden aan mijn collega’s Hanne en Lara, de consultants die dit assessment leiden. Vooraleer ik terug keer naar mijn bureau, haal ik een mok koffie met twee cups melk. Mijn werkdag is begonnen! Mijn mailbox piekt na het verlof. Snel overloop ik de mails.

  • Ik lees dat een cursist niet kan deelnemen aan de opleiding vakbekwaamheid ‘de chauffeur als ambassadeur’ die morgen plaats vindt en breng hiervan de rijschool op de hoogte. Ook het dossier van de opleiding pas ik aan en ik bedank het bestuur voor de melding.
  • Een gemeentebestuur wenst heel dringend een basisopleiding ‘autolaadkraan’ te organiseren. Er zijn namelijk 4 medewerkers die geen geldig attest bezitten. Ik breng het opleidingscentrum op de hoogte en vraag data aan.
  • Twee chauffeurs die de duo-opleiding ‘rijbewijs BE’ volgden zijn geslaagd. Ik meld het stadsbestuur het goede nieuws en pas ons dossier met plezier aan.
  • Volgende week start de opleiding vakbekwaamheid ‘lading zekeren’. Ik maak de deelnemerslijst op en stuur die door naar de rijschool. Ook stuur ik een reminder naar alle deelnemers.

10:15 Ik vraag de kandidaten van het assessment om af te ronden en neem hen mee naar de zalen waar Hanne en Lara elk een kandidaat verwachten. De nabespreking van de postbakoefening zal een half uur duren. Ondertussen is er nog een derde kandidaat gestart met een PC-test.

Mijn koffie is – zoals gewoonlijk – koud 😊

  • Ik plaats bij de sandwichbar een bestelling van de broodjeslunch voor de kandidaten van het assessment en krijg meteen een bevestiging terug.
  • In mijn mailbox zie ik een lijst met vier kandidaten die mogen uitgenodigd worden voor het assessment dat over drie dagen plaats vindt. Gezien de korte termijn, ga ik meteen aan de slag. Gelukkig kan ik hen allemaal telefonisch bereiken en een half uurtje later ligt de dagplanning vast. De testsessies staan klaar en in mijn agenda noteer ik een reminder om de resultaten tijdig op te vragen. Elke kandidaat ontvangt ook nog een mail met praktische info.

10:45 De eerste kandidaten komen terug van de nabespreking. Ik geef hen een kwartier pauze en stel een koffie voor. Ondertussen kan ik de resultaten van de derde kandidaat doorsturen naar de consultants.  Daarna mail ik de rijschool om data voor onze opleidingen vakbekwaamheid ‘defensief en ecologisch rijden’ aan te vragen.

11:00 De kandidaten komen terug uit pauze. Ik geef hen allemaal dezelfde opdracht en geef hen een kwartier de tijd om een groepsdiscussie voor te bereiden. Daarna kunnen ze onder toezicht van Hanne en Lara de discussie leiden. Ondertussen loop ik even naar de printer om mijn documenten op te halen.

11:15 Terwijl de groepsdiscussie doorgaat, bekijk ik mijn mailbox.

  • Ik check de laatste keer mijn offerte voor een bestuur dat een opleiding ‘bosmaaier’ heeft gevraagd en stuur die door naar de verantwoordelijke.
  • In mijn mailbox verschijnen de evaluaties en de vormingsattesten van de opleiding ‘heftruck besturen’. De documenten bewaar ik in ons programma en stuur de attesten door naar de deelnemers.

11:45 De kandidaten komen terug uit de zaal. Eén van hen heeft nu middagpauze. De andere kandidaten kunnen starten met de PC-test.

  • Ondertussen krijg ik een mail van een bestuur dat graag even laat weten dat de opleiding ‘verreiker hernieuwing’ zeer geslaagd is. De deelnemers zijn heel enthousiast over de docent en de manier van lesgeven. Ik deel dit nieuws met de collega’s. Wat fijn!

Over de middag ga ik graag even naar buiten. De frisse lucht in de groene omgeving doet me goed. Na een half uurtje keer ik terug naar het secretariaat.

13:00 In de namiddag trek ik de resultaten van de PC-tests en stuur die naar de consultants, geef de derde kandidaat de postbakoefening waarbij ik op de timing let, ik vink mijn to-do’s van deze voormiddag af en check het aantal deelnemers van een open opleiding die binnenkort start.

15:00 Met mijn collega Ann overleg ik wat er nog dringend moet gebeuren, zet een zaal klaar met selectie materiaal voor de psychotechnische proef die morgenochtend start en vul de documenten aan in de selectie kast.

16:00 Ik pas de powerpoint van het scherm in de inkomhal aan met de opleidingen die de komende dagen zullen plaats vinden.

16:30 Alle kandidaten van het assessment zijn klaar. Ik wens hen nog veel succes met de sollicitatieronde en meld hen nog dat ze na de procedure met ons contact mogen opnemen voor feedback. Daarna overloop ik mijn to-do’s voor morgen en zorg er voor dat mijn bureau terug netjes ligt.

17:00 Tijd om naar huis te gaan.

Fijne avond en tot morgen!

Delen