Synchroon of asynchroon? Innoverende manieren om digitaal samen te werken.

clean desk pexels

Dit jaar ging ons congres uitzonderlijk digitaal door. Covid “verstoorde” onze fysieke plannen, wat op zich al perfect aanknoopt bij het centrale thema van het congres, m.n. ‘digitale disruptie’. De hele dag werd daardoor een halve dag, de workshops werden ingekort, en daardoor ook minder “work”-shop.

In deze en volgende blogberichten staan we telkens stil bij 1 van de aangeboden sessies.

We starten met de sessie van Filip Callewaert en laten hem hierna aan het woord.

Als nieuwe directeur van Vonk, besteedde ook ik een sessie aan het volgens mij veel te weinig gekende en benutte “asynchroon samen werken”.

De traditionele manier van samen werken is standaard individueel, gesloten en transactioneel

Onze traditionele manier van samen werken bestaat voornamelijk uit veel individueel werk. Dat gaan we onderbreken met “synchrone” sessies – vaak vergaderingen, waar we op het zelfde moment (syn-chroon) samenkomen om al dat individueel werk op elkaar af te stemmen en verder vorm te geven. Het zijn erg transactionele momenten waarin we van alles aan mekaar doorgeven, om daarna weer individueel aan het werk te gaan.

We maken vaak de fout om collega’s in deze situaties te dwingen die niets aan deze transacties hebben, of er evenmin aan toe kunnen bijdragen. Ze zijn slachtoffer van een te uitgebreide en te diverse vergaderagenda. Is die fysieke of digitale meeting eenmaal afgelopen, dan zijn de individuen blij dat ze “weer aan het werk kunnen“. Dat zegt genoeg.

De standaard voor asynchroon werken: samen, open en transformationeel

Als we daarentegen asynchroon samen werken, hebben we een omgeving vormgegeven waar we virtueel naartoe komen – anywhere, anytime. Het is een omgeving die toelaat dat we als groep een proces naar een specifiek doel samen beleven. Iedereen kan op elk tijdstip in dat werkproces stappen, zich oriënteren, en input geven om het werkproces verder richting te geven en voort te stuwen. Je hangt dus niet af van dat ene moment waarop we samen zouden moeten zijn om vooruit te kunnen.

E-mail is een uitstekend asynchroon communicatiemiddel, maar het is geen platform. Het is een gesloten pijplijn. E-mail heeft zijn gaven voor 1-op-1 communicatie, en misschien nog 2-op-2 ook, maar daar stopt het. Daarenboven is samen werken vandaag een stuk complexer geworden: het is een n-op-n-gebeuren, waarbij we bij aanvang niet weten wie er allemaal in ons werk zal moeten betrokken worden. De informatie en communicatie open houden is daarom een must. En daar faalt e-mail volkomen.

Chat is een uitstekend synchroon communicatiemiddel, maar het gebrek aan structureringsmogelijkheden zorgt er al snel voor dat wie niet synchroon in de discussie zit, al snel verloren is.

Hoe asynchroon samen werken vorm geven?

1. Een platform

Asynchroon samen werken is vandaag een stuk aantrekkelijker en doenbaarder geworden, dankzij de talrijke collaboratieve en sociale platformen die we daarvoor kunnen inzetten. Het gaat hier om typische Web-2.0-technologie – sociale, web-gebaseerde platformen.

Met zo’n platform creëer je een virtuele plek waar mensen samen komen om samen te werken.

Mijn tip: zoek naar platformen die het maken van webpagina’s als sleutelcomponent naar voorschuiven. Een Web-2.0-platform laat toe dat op die pagina’s co-creatie mogelijk is, en communicatie OP (en niet NAAST) de content gebeurt. Je vernestelt en verwebt content, informatie, communicatie dankzij hyperlinks – je vernestelt text en context – zoals je textiel weeft.

Omdat we er veel schrijven (i.p.v. synchroon verdampbaar praten) is de content ook later raadpleegbaar, bevraagbaar, aanvulbaar door alle betrokkenen, gekend en ongekend, nu en later.

Dat spel van feed- en feedbackloops geeft het samen werken letterlijk vorm. We hoeven niet op een volgende meeting te wachten om de volgende stap te zetten.

2. Nieuwe werkprocessen

Al te vaak merk je dat het team en het individu met de nieuwe tool het oude werken gewoon voortzetten, maar mogelijk verloopt het nu inderdaad wel een beetje sneller. Echter, het herdenken van je werkprocessen in het licht van de revolutionaire mogelijkheden die de tool je biedt, is een noodzaak om echt winst te gaan maken. En dan pas zit je volgens mij in het domein van ‘het nieuwe werken’ – een term die ik met moeite nog durf gebruiken, als ik zie hoe weinig nieuw we vandaag werken.

Zo’n nieuw, generiek kenniswerkproces dat ik als voorbeeld kort toelichtte in mijn sessie is het werken in dynamische dossiers. Op je platform definieer je een mini-ruimte voor elke afzonderlijke uitdaging of aan te pakken probleem – je opent een dossier. En alle communicatie, informatie, taken, discussies, records, data die deze uitdaging aangaan moeten in het dossier vorm krijgen – nergens elders – niet in je e-mail, niet in nog eens andere tools, niet in folders op een of andere organisatieschijf – enkel en alleen binnen de grenzen van je dossier op je platform.

Door het asynchroon vormgeven van het denk- en werkproces, uiteraard in het dossier, moet je hoe dan ook al veel minder vergaderen – want je stemt continu af, in feed- en feedbackloops, met iedereen die met de kwestie te maken heeft. En dat stuwt het dossier vooruit, richting “case closed”.

3. Nieuw te ontwikkelen vaardigheden

In zo’n contexten gaat er minder energie in het doen samenwerken van individuen. Er gaat echter wel veel meer aandacht naar het structureren en organiseren van dynamische content, zodat die toegankelijk en behapbaar is en blijft voor iedereen die betrokken kan zijn.

Dat vraagt ook een andere mindset, en nieuwe vaardigheden. Zoals David Nassen vanuit een praktijkervaring aantoonde, moet je erg wennen aan die open omgeving, waarin je je klad en het werkproces met elkaar deelt. Je wordt daarenboven continu actief aangezet tot co-creatie. Leiders nemen de rol op om het samenwerkproces te faciliteren, te modereren, een context van vertrouwen te garanderen, om mensen te motiveren om actief deel te nemen.

Innoveer ook jouw werkcontext van kenniswerk

De combinatie van het schrift, dat duizenden jaar oud is, met het concept “dossiers” en het Web 2.0 is de innovatieve kracht die de werkcontext van kenniswerk revolutionair kan veranderen. Innovatie zit wel vaker in een nieuwe combinatie van bestaande componenten.

Ik vind het daarom wel leuk en tezelfdertijd uitdagend om asynchroon werken innovatief te noemen.

Maar wanneer ik teams en organisaties begeleid in deze nieuwe manier van werken, merk ik dat het een individuele, mentale shift van 180° vraagt, maar daarmee ook een evenredige culturele shift doet ontstaan. En dat is goed.

Asynchroon werken lijkt vandaag al wat meer begrepen te worden, misschien omdat we het verplichte thuiswerk ons danig confronteert met onze gebrekkige manier van samen werken.

Asynchroon werken biedt volgens mij een alternatief dat veel meer aansluit bij een wereld die ook Peter Rosseel in zijn keynote van ons congres beschreef – een wereld van peer-to-peer netwerken die werken. Dat is een wereld van open platformen, van veel en continue feedback, van co-creatie en betrokkenheid.
Het is niet de wereld van top down informeren, en wachten op de volgende meeting, maar de wereld van continu betekenis negotiëren. Het is het verhaal van “iedereen”, en niet dat van individuen.

Meer informatie?

Ik noteerde de principes die me helpen bij het inschatten van de bruikbaarheid van tools voor mijn nieuwe manier van werken in deze leidraad.

Over het werkproces “dynamische dossiervorming” schreef ik een case in 2015 in het boek “Thriving on Adaptability: Best Practices for Knowledge Workers”  – uitgegeven door Future Strategies in de VS, nadat we met deze praktijk die uitgewerkt was in mijn job in Antwerpen 2 awards hadden gewonnen in Washington in 2014.

Verder gaf ik heel wat presentaties in binnen- en buitenland over deze manier van werken. Je vindt een lijst op mijn LinkedIn-profiel – bij Accomplishments > Publications.

Wil je meer weten over deze manier van echt anders werken? Contacteer Filip Callewaert via [email protected].

Deze vind je wellicht ook leuk