Hoe stellen we een duurzaam en flexibel personeelsbehoeftenplan op?

Hoe stel je een duurzaam en flexibel personeelsbehoeftenplan op?

Wat is een personeelsbehoeftenplan?

Dit plan weerspiegelt de personeelsbehoefte (kwantitatief en kwalitatief) die bestaat om de doelen van de organisatie te bereiken, nu en in de toekomst.

Een personeelsbehoefteplan is nuttig om een overzicht te krijgen van wat je moet doen om medewerkers met de meest geschikte talenten te hebben binnen je organisatie.

  • Deze talenten kunnen in de organisatie aanwezig zijn,
  • je kan ze ontwikkelen bij het bestaand personeel,
  • en je kan nieuwe talenten binnenhalen door een nieuwe aanwerving.

Het personeelsbehoefteplan is dus ook een hulp bij het plannen van interne mobiliteit en opleidingen voor de medewerkers.

Hoe stel je een personeelsbehoeftenplan op?

Vonk ontwikkelde een eigen modulaire aanpak om tot een duurzaam personeelsbehoeftenplan te komen.
Dit is geen product op zich, maar een flexibel werkinstrument om de personeelsbezetting te monitoren en bij te sturen waar nodig.

Schematisch ziet onze aanpak er als volgt uit:

Dit schema omvat een ruime invulling van het traject.

  • Je kiest ervoor om bepaalde zaken wel of niet op te nemen. Het is dus een modulair traject.
  • Optioneel voegen we een tussentraject toe. Bijvoorbeeld om processen met lean aan te pakken.

In het voortraject brengen we de as is en to be situatie degelijk in kaart.
We verzamelen alle relevantie informatie en staan stil bij een goede communicatie en participatie.

Door telkens de juiste vragen te stellen gidst Vonk je door het proces.
We staan stil bij verschillende domeinen die invloed uitoefenen op de personeelsbehoeftenplanning:

  • hiërarchie van de organisatie,
  • interne dienstverlening,
  • externe dienstverlening,
  • werkdruk.

We brengen mogelijke knelpunten in de werking in kaart en bekijken in welke mate deze invloed hebben op de personeelsbehoeftenplanning.

Mogelijk is er een bijkomend traject met lean nodig om processen te verbeteren.

We houden rekening met bepalende projecten in de organisatie en toekomstige ontwikkelingen zoals bijkomende informatisering.

Voorbeeld van een personeelsbehoefteplanning

Het personeelsbehoeftenplan krijgt de vorm van een excel, maar kan ook in een meer doorlopende tekst gegoten worden.

De functie van administratief medewerker secretariaat (statutair) wordt op korte termijn uitgebreid met 1 VTE (huidige functie medewerker secretariaat / informatie / toerisme). Op langere termijn loopt de arbeidsduurvermindering 4/5e af, waardoor de functie in het toekomstig kader op 2 VTE komt.

De huidige functie van administratief medewerker secretariaat / informatie / toerisme wordt op korte termijn vervangen door een bijkomend VTE in de functie administratief medewerker secretariaat (statutair).

Omwille van bijkomende taken in het kader van het decreet lokaal bestuur wordt op korte termijn een extra functie gecreëerd van 1 VTE contractueel administratief medewerker secretariaat.

Meer informatie?

Contacteer ons vrijblijvend met jouw vraag. In een persoonlijk gesprek verkennen wij jouw vraag en behoeften. Vervolgens werken wij een offerte op maat uit.

Contactpersoon: inge.vromant@apbvonk.be – 0496 91 46 79