Optimaliseren van processen (bv leanmanagement)

Hoe optimaliseer je jouw processen met lean?

Wat is lean?

Lean is een managementfilosofie uit Japan, waarbij je processen analyseert en optimaliseert, zodat je een meerwaarde creëert voor de klant.

Het creëren van een organisatiecultuur waarbij continue verbetering voortdurend gestimuleerd en geaccepteerd wordt, vraagt tijd en is een veranderingsproces bij zowel de medewerkers als de organisatie.

Het is geen eindig project, maar een voortdurend proces, een strategische keuze die een organisatie maakt, om een verandercultuur te integreren.

Het werken vanuit de filosofie van lean zet heel duidelijk 1 aspect centraal, namelijk de klant.

De klant is de spilfiguur in ieder proces en een proces is maar efficiënt en effectief als het inspeelt op de verwachtingen die de klant heeft.

De klant in dit verhaal kan echter vele vormen aannemen. Het kan de burger zijn, het kunnen collega’s/andere afdelingen zijn en het kan ook het bestuur zijn.

Iedere “klant” heeft een bepaalde verwachting naar het product dat of de dienst die afgeleverd wordt. Het proces afstemmen op deze verwachting is het werken aan efficiëntie en effectiviteit.

Lean vertrekt vanuit drie leidende principes:

1. Creëer toegevoegde waarde voor de klant (= klantgerichte processen)

De toegevoegde waarde die een organisatie biedt, geeft het bestaansrecht voor de organisatie weer. Scherp gesteld: “Geen toegevoegde waarde is geen bestaansrecht.” Het lean-principe stelt heel duidelijk “de klant bepaalt wat de toegevoegde waarde is.”

Deze klantwaarde zal mee de procesverbetering bepalen, maar is geen statisch gegeven. De verwachtingen van klanten veranderen in de tijd door concurrentie, wetgeving, persoonlijke veranderingen, … Het starten vanuit de klantwaarde als uitgangspunt is net daarom cruciaal.

Uiteraard zou enkel kijken naar de klantwaarde te kort door de bocht zijn, er zijn namelijk ook activiteiten die noodzakelijk zijn voor de organisatie zelf. Alleen moeten deze beperkt worden tot het minimum en/of moeten deze geoptimaliseerd worden.

Wat geen toegevoegde waarde biedt voor de klant of voor de organisatie zelf, wordt in lean benoemd als verspilling en moet zoveel mogelijk gereduceerd worden.

Op die manier kunnen processen efficiënt en effectief ingericht worden, met een maximum aan toegevoegde waarde voor de klant. Verspillingen kunnen gaan over transport, voorraad, beweging, wachten, overproductie, te complexe processen, fouten en onbenut talent.

2. Creëer “flow” of “pull” (= efficiënt ingerichte processen)

Flow staat hier synoniem voor continue doorstroming. De verschillende stappen voegen waarde toe en volgen elkaar op met (bij voorkeur) geen wachttijden, geen fouten en geen zaken die opnieuw moeten gebeuren. Het proces mag zo weinig mogelijk ‘stilstaan’.

We analyseren de verbinding van verschillende processtappen en optimaliseren ze, zodat er een optimale verbondenheid komt die zorgt voor beter teamwork, snelle feedback en dat problemen/struikelblokken snel zichtbaar worden en aangepakt kunnen worden.

Processen ingericht volgens ‘flow’ zijn vaak veel efficiënter (en goedkoper).
Maar niet alle processen kunnen volgens de principes van flow ingericht worden.

Daarom is er binnen lean ook het “pull-systeem” toegepast. Dit systeem werkt volgens het principe: ‘exit initieert start’ of ‘produceren op werkelijke klantvraag i.p.v. verwachte klantvraag’. Dit systeem wordt vaak gehanteerd bij het management van voorraden.

3. Iedereen, iedere dag iets beter dan gisteren (= betrokkenheid bij de processen)

In een ‘leane’ organisatie is iedereen iedere dag bezig om het proces verder te verbeteren en dus minder verspilling te hebben, maar wel meer toegevoegde waarde te creëren.

Iedere medewerker ziet het als zijn of haar taak om verspilling te signaleren, bespreekbaar te maken en samen op te lossen. Verbeteren wordt onderdeel van de dagdagelijkse taken.

Hoe Vonk jou kan ondersteunen bij het optimaliseren van processen met lean:

We leren medewerkers kijken naar de eigen processen, werkwijze en planning door de ogen van de klant.

Waar verspillen wij als organisatie/medewerkers tijd, geld en middelen? Waarvoor wil de klant niet betalen of waarop wil hij niet wachten?

En… wat zijn mogelijke oplossingen om dit te vermijden?

Meer informatie?

Contacteer ons vrijblijvend met jouw vraag. In een persoonlijk gesprek verkennen wij jouw vraag en behoeften. Vervolgens werken wij een offerte op maat uit.

Contactpersoon: inge.vromant@apbvonk.be – 0496 91 46 79