Leidinggeven vanop afstand

Leidinggeven vanop afstand

Voor sommige teams is thuiswerken iets totaal nieuws.

Men was net gewoon om te functioneren in een landschapsbureau terwijl de nieuwe situatie nu vraagt om allen ver van elkaar te werken.

Hoe pak je dit aan als leidinggevende?

De kernwoorden zijn “vertrouwen, responsabilisering en maken van goede afspraken”

7 tips om leiding te geven op afstand

1. Spreek een communicatiekanaal af

Spreek een gemeenschappelijk kanaal af waarbij je toch als team kan overleggen.

Onze eigen ervaringen met Zoom en Skype zijn positief. Het kan hierbij wel belangrijk zijn om bij de start van een overleg een aantal regels af te spreken, bijvoorbeeld: steek je hand op wanneer je wil tussenkomen, zet je microfoon enkel aan wanneer jij spreekt…

2. Spreek de overlegmomenten af

Stem de frequentie af waarmee je briefing wil houden.

Ben je gewoon om in normale omstandigheden elke ochtend met het team af te stemmen: hou deze gewoonte aan.
Een korte dagelijkse online briefing zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte blijft hoe het met de collega’s is en vermijdt ondertussen een tsunami aan heen en weer gemail via “allen beantwoorden”

3. Volg je medewerkers op zoals je voordien deed.

Werkte een medewerker voordien zeer zelfstandig en kreeg jij enkel het eindresultaat? Blijf dit ook nu handhaven.
Indien je nu plots zou verwachten dat je medewerker voortdurend aangeeft hoever de opdracht staat, kan dit gezien worden als een blijk van wantrouwen.

Was een medewerker gewoon om regelmatig met jou te overleggen? Stem onderling af op welke manier dit nu kan georganiseerd worden.
Op kantoor is een blik voldoende om te weten of iemand beschikbaar is, dit valt helemaal weg wanneer iedereen thuiswerkt.

4. Focus op het resultaat en niet op het moment waarop gewerkt wordt

Hou er rekening mee dat de productiviteit lager zal liggen, zeker bij medewerkers die ook nog zorgtaken opnemen. Kinderen vragen overdag ook aandacht.

Je kan er voor opteren om je medewerker zelf te laten bepalen welke uren gewerkt worden. Het zou best kunnen dat sommige medewerkers er voor kiezen om een aantal uur ’s ochtends te werken en een aantal uur ’s avonds.

Focus je op het resultaat en niet op het moment waarop gewerkt wordt.

5. Behoud het overzicht

Vraag aan medewerkers om taken in hun outlookagenda bij te houden; Op deze wijze behouden jullie het overzicht. Het is tegelijk een manier om structuur te brengen en de focus te behouden.

Iets kunnen afvinken zorgt voor een tevreden gevoel.

6. Blijf ABC gebruiken om je medewerkers te motiveren.

Geef voldoende Autonomie (=vertrouwen): stem met je medewerker af wat je verwacht en kijk wat je medewerker nodig heeft.

Zorg voor Betrokkenheid: neem regelmatig ook persoonlijk contact om te checken of alles vlot verloopt bij je medewerker. Vraag hierbij niet enkel naar het werk maar ook naar hoe de medewerker deze situatie beleeft.

Hou rekening met de Competentie van de medewerker: geef taken die aansluiten bij de vaardigheden en capaciteiten van de medewerker.
Het is nu misschien niet het beste moment om totaal nieuwe opdrachten aan medewerkers te geven.
Wanneer men niet goed weet hoe aan iets te beginnen kan dit zorgen voor een gevoel van hopeloosheid.

7. Luister naar de angsten van je medewerkers

Hou er rekening mee dat medewerkers meer emotioneel reageren in deze periode.

Bezorgdheden kunnen ervoor zorgen dat men even het bos door de bomen niet meer ziet.

Luister, geef erkenning, herformuleer wat je de medewerker hoort zeggen. Ga niet te snel aangeven dat alles wel goed zal komen.
Het is sterker om tegen iemand te zeggen “ik hoor dat het voor jou heel lastig is op dit ogenblik en dat het moeilijk is om je te concentreren. Ik heb daar begrip voor. Kan ik iets voor jou betekenen?” dan te zeggen “nog even doorbijten en alles is terug in orde”.

Heb je ondanks deze tips behoefte aan meer ondersteuning?

Om de West-Vlaamse non-profitsector te ondersteunen in deze bizarre en beangstigende tijden, bieden wij gratis online coachings aan. Vul het contactformulier in, wij nemen snel contact met jou op.

Delen