Hoe pak je een interne analyse of audit aan?

Hoe pak je een interne analyse of audit aan?

Wij raden een combinatie aan van het 7S model van McKinsey voor de interne analyse en het tempelmodel voor de organisatiestructuur.

Links: het 7S model van Mc Kinsey, rechts: het tempelmodel

In het tempelmodel vormen visie, missie en strategie het onderste fundament van de organisatie, waarop alle andere aspecten gebouwd zijn. Om die andere aspecten aan te pakken is het noodzakelijk eerst rond de missie, visie en strategie te werken.

Wat zijn de bouwstenen van de organisatie volgens het tempelmodel?

  • De fundamenten van de organisatie: strategie / missie / visie en leiderschap
    Deze elementen vormen voor ons het fundament van een goede organisatie. Bij veranderingen in een organisatie is het belangrijk om ervoor te zorgen dat deze fundamenten sterk genoeg zijn om er de rest van de organisatie te kunnen op bouwen.
  • De pijlers van de organisatie: mensen, middelen, processen, structuren
    Deze elementen vormen de kern van de organisatie. Ze vertrekken vanuit de fundamenten en beïnvloeden de cultuur van de organisatie.
  • Het dak van de organisatie: cultuur
    De organisatiecultuur wordt beïnvloed door alle andere elementen uit de organisatie.
    Ze is een overkoepelend gegeven waarmee rekening moet gehouden worden. Elke organisatie heeft zijn eigen cultuur, maar ook binnen een organisatie zijn er cultuurverschillen.
    Bij het samengaan van diensten en organisaties is de aandacht voor de gewenste organisatiecultuur heel belangrijk.
    Deze gewenste cultuur zal moeten ondersteund worden door de keuzes die men rond de fundamenten en pijlers maakt.
  • De klanten: de burgers
    De burgers ontvangen of doen beroep op de dienstverlening die door de organisatie wordt aangeboden.
    Ze maken geen deel uit van de organisatie zelf, maar zijn er rechtstreeks aan gelinkt.

Hoe Vonk je kan ondersteunen

1. De start: een vooranalyse

Na een intake omschrijven we met de stuurgroep de as is situatie, de to be situatie en maken we een SWOT of STEP analyse.

Een alternatief voor de SWOT is de STEP- of PEST-analyse. Hiermee brengen we vier aspecten in kaart:

  • Politieke factoren, bijvoorbeeld stabiliteit van het politieke klimaat; wetgeving en wijzigingen in de wet; subsidies enz…
  • Economische factoren, bijvoorbeeld economische groei; werkloosheid; overheidsschuld; inflatiecijfer enz…
  • Sociale en culturele factoren, bijvoorbeeld de betrokkenen en het bewustzijn van deze betrokkenen, culturele/ethische aspecten (bijv. waarden en normen); demografische aspecten (bijv. religie of opleidingsniveau).
  • Technologische factoren, bijvoorbeeld onderzoek- en ontwikkelingsactiviteiten; automatisering; technologische veranderingen

2. De stakeholders in kaart brengen en betrekken.

Hierna starten we het onderzoek van de interne analyse. Een eerste stap is het in kaart brengen van de stakeholders. Wie zijn ze? Wat zijn hun belangen? Hoe betrekken we ze het best?

We kiezen uit de stakeholders de feedbackgevers op verschillende niveaus. We betrekken hen door hen te informeren, hen een online vragenlijst te laten invullen en / of hen te interviewen.

Zo krijgen we een goed zicht op de organisatie vanuit verschillende perspectieven.

3. Observatie en vergelijken

Om het beeld te verfijnen doen we soms een gerichte observatie op de werkvloer. Ook benchmarking, waarbij we gaan kijken hoe buren zaken aanpakken, behoort tot de mogelijkheden.

4. De theorie aan de praktijk toetsen

Vonk verwerkt alle gegevens, toetst deze af aan theorie en ervaring, en formuleert van hieruit degelijke adviezen voor de organisatie.

Dit resulteert in een rapport met vaststellingen en adviezen op korte, middellange en lange termijn. De quick wins vormen de kers op de taart waarmee snel een zichtbaar verschil kan gemaakt worden.

Vonk koppelt het rapport terug aan de verschillende stakeholders, steeds op een aangepaste manier.

5. extra mogelijkheden aanbieden

Een waarderend onderzoek, een identiteitsoefening en het (her)formuleren van missie, visie en waarden vormen extra mogelijkheden om de interne analyse extra kracht bij te zetten

Meer informatie?

Contacteer ons vrijblijvend met jouw vraag. In een persoonlijk gesprek verkennen wij jouw vraag en behoeften. Vervolgens werken wij een offerte op maat uit.

Contactpersoon: inge.vromant@apbvonk.be – 0496 91 46 79