Clean desk, clean disk. Hoe vind ik iets terug in 3 seconden?

Doelgroep

Voor alle ambtenaren (leidinggevenden, stafmedewerkers, administratief medewerkers, …) van lokale besturen die hun fysieke en digitale werkplek overzichtelijk willen maken, zodat ze meer efficiëntie, meer overzicht en meer ruimte bekomen.

Doelstelling

Het uiteindelijke doel is iets binnen de 3 seconden terugvinden op kantoor of op de PC. In deze workshop streven we naar het aanbrengen van enkele inzichten over hoe je de efficiëntie en effectiviteit verbetert voor jezelf én binnen jouw afdeling:

  • De deelnemer kan het begrip clean desk – clean disk uitleggen en de fases/niveaus ervan benoemen.
  • De deelnemer weet de voordelen van clean desk – clean disk te verwoorden, zowel voor zichzelf als voor de organisatie.
  • De deelnemer kan de nodige stappen om een clean desk – clean disk programma op te starten benoemen.
  • De deelnemer kan het actieplan uitvoeren op de eigen werkplek en, leidinggevende of niet, enkele voorstellen ondernemen om de clean desk – clean disk aanpak door te trekken naar de organisatie.

Programma

Het programma is opgebouwd rond de volgende stappen:

  1. Wat betekent clean-desk?
  2. Waarom clean-desk werken?
  3. Voordelen?
  4. Nadelen?
  5. Principes van clean-desk werken
  6. Concrete tips & tools:
    a. Hoe desk schoon houden?
    b. Vooroordelen clean-desk werken & getuigenissen / ervaringen werken in clean-desk bureel
    c. Tijdrovers & tijdsleveranciers: verhogen efficiëntie & concentratie
    d. Efficiënt opruimen, sorteren, beheer digitaal & doelen bereiken. Concrete middelen.
    e. 5S methode:  sorteren, schikken, spick & span, standaardiseren, standhouden
    f. 4D methode: doen nu, doe later, delegeren, deleten
    g. Afspraken clean-desk beleid?
    h. Actieplan
  7. Persoonlijk actieplan: opmaken stappenplan, deadlines bepalen, middelen nodig?, opvolging stappenplan

Stappen en tools worden ervaringsgericht in kaart gebracht:

  • Analyse van huidige situatie
  • Toepassingen
  • Stappenplan & opvolging

 Waarom clean desk, clean disk?

  • Imago
    Opgeruimd staat netjes. Het verbetert het imago van jezelf en je organisatie, je werkt efficiënter en komt professioneler over.
  • Efficiëntie
    Orde in je werkplek zorgt voor hogere concentratie en efficiëntie. Er komt automatisch ook meer orde in je hoofd.
    Zoeken is tijdrovend en frustrerend.  Door een standaard manier van werken, kan men de zoektijd aanzienlijk verkorten en dubbelwerk vermijden.
  • Flexibiliteit en klantgerichtheid
    Werken in clean-desk verhoogt het dynamisme en de flexibiliteit tussen collega’s gezien iedereen alles snel terugvindt. Door het dynamisch organiseren en uitbouwen van back up’s kunnen we onze klanten/de burgers ten alle tijden bedienen.
  • Vertrouwelijkheid
    Door het werken op lege bureaus slingeren er geen dossiers rond die door niet-betrokkenen toevallig ingezien kunnen worden.
  • Netheid & efficiëntie
    Er kan sneller & efficiënter gepoetst worden.
  • Thuiswerk
    Deeltijdse medewerkers & medewerkers die thuis werken kunnen dankzij een goeie structuur gemakkelijker communiceren & efficiënter gemeenschappelijke doelen bereiken.
  • Teamgericht
    Clean-desk werken verhoogt de communicatie tussen medewerkers. Samen afspraken maken om de orde en netheid te beheren, zodat bij afwezigheid men onmiddellijk het nodige terugvindt.

Werkvorm

We werken sterk interactief, vertrekkend vanuit de eigen leefwereld van de deelnemers. De opleiding wordt ondersteund met beperkte theorie & enkele resultaten vanuit de ervaring van de docent. Na les 1 wordt een actieplan opgemaakt om de technieken te oefenen. De workshop wordt ondersteund door een PowerPointpresentatie. We werken in groep, bestaande uit maximum 15 personen.

Trainer

Nicole Vandeweghe is gespecialiseerd in het meten van stress, emoties en rendement, organisatieverandering en diverse stressregulatie- en communicatietechnieken. Nicole werkt vooral in de bedrijfswereld, maar heeft ook veel ervaring in het onderwijs, ziekenhuizen, sport- en de kunstwereld. Nicole is trainer in biofeedback, posturale integratie & traumabegeleiding.


Momenteel is deze opleiding nog niet ingepland. Vul jouw gegevens in op de interesselijst, wij contacteren jou zodra de opleiding ingepland staat.