LOKALE BESTUREN ALS AANTREKKELIJKE WERKGEVER Het event is gratis, maar als compensatie rekenen we op uw bijdrage aan de collectieve intelligentie die we beogen door middel van dialoog en kritische reflectie! Programma vrijdag 10 juni 2022, Boeverbos, Brugge Ontvangst vanaf 8u30 9u00: Verwelkoming door Filip Callewaert – Directeur Vonk. We bekijken en interpreteren de resultaten van de enquête “Lokale besturen als aantrekkelijke werkgever”. 9u15: Jan De Visch: Geen samen werken zonder samen denken. Hierin boort Jan De Visch de kracht van de lerende organisatie aan om een meer aantrekkelijke werkgever te worden. Hij stelt in dat kader tal van bestaande HR-praktijken in vraag, en biedt graag aanvullingen en alternatieven. De huidige HR-praktijken botsen tegen hun grenzen en slagen er niet in om betrokkenheid te verhogen, medewerkers wendbaarder te maken, ongewenst verloop in te dijken, en absenteïsme te laten dalen. Jan De Visch begeleidt al jaren bedrijven in het herdenken van hun human capital aanpak, gebaseerd op een combinatie van het beste recente wetenschappelijke onderzoek naar individuele, team- en organisatieontwikkeling. Dit levert een verrassende, vernieuwende en vooral verbinding creërende aanpak op. De praktische benadering heeft inmiddels zijn meerwaarde bewezen, waarbij bijdragegerichte opdrachtstelling, autonome besluitvorming én integratie van invalshoeken in het teamfunctioneren zorgen voor duurzame groei. 10u00: Een open marktuitwisseling: op je eigen tempo verken je de markt van cases, en gaat in gesprek met de case-eigenaar. De spanningsvelden waarop men stoot bij de invulling van ‘aantrekkelijke werkgever’ worden oplossingsgericht besproken. We verzamelden heel wat praktijkcases over hoe een aantrekkelijke werkgever te zijn, geplukt uit de lokale openbare sector, de privé-sector, en zelfs het onderwijs . Een gesprekscoach ondersteunt de groep in het dieper boren in de uitdagingen en het begrijpen van de complexiteit ervan. Topics: Employer branding, Aantrekkelijke voorwaarden (loon e.a.), Aantrekkelijker maken van het selectieproces, Organisatiecultuur en -structuur (Waarden, Leidinggeven,

Als lokaal bestuur wil je een effectieve, efficiënte en klantgerichte dienstverlening aanbieden aan de burger. De behoefte van de burger ten aanzien van dienstverlenende organisaties verandert. Zo willen burgers afspraken maken en dienstverlening ontvangen buiten de normale werkuren. Digitalisering verandert vraag en aanbod, het e-loket kent opgang. Verandering dringt zich op, maar hoe pak je dat best aan? Vonk begeleidt je graag! Hoe Vonk jou kan ondersteunen bij deze optimalisatie: Bij Vonk dragen we participatie hoog in het vaandel. Dit zorgt voor een betere gedragenheid van het resultaat. De medewerkers krijgen voldoende informatie en dragen tijdens het verandertraject hun steentje bij. Ze geven de inhoudelijke input voor het resultaat. De participatie krijgt vorm in infosessies, vragenlijsten en workshops. Een werkgroep formuleert het uiteindelijke voorstel dat het beleid bekrachtigt. We streven ernaar om een systeem te vinden dat zoveel mogelijk uniform is voor de hele organisatie, maar ook flexibel inspeelt op specifieke klantenbehoeften en specifieke behoeften van de diensten. Ga in vijf stappen naar een nieuwe aanpak voor servicetijden. 1. Breng de huidige situatie in kaart We starten vanuit het nu. Een goede analyse van de huidige situatie geeft ons een startpunt voor verandering. Het verandertraject stippelen we van hieruit, waarbij we een efficiënte, effectieve en klantgerichte service voor ogen houden. De onderstaande vragen krijgen hierbij een antwoord: Wat begrijpen we vandaag onder servicetijden? Welke zijn de huidige servicetijden? Wat staat hierover in de RPR? Welke klanten bedienen we nu? Via welke kanalen verloopt onze dienstverlening nu? Welke pieken en dalen kennen we? Welke arbeidsorganisatie kennen we nu? 2. Verken de behoefte van de klant. In welk vorm en binnen welke termijn verwacht een klant een antwoord? Welk type klant neemt wanneer contact op? Wat is de invloed van de digitale evolutie op de klantverwachting? Persoonlijk contact, bij voorkeur op afspraak, blijft voor veel klanten belangrijk. 3.

Wat is een belevings- of tevredenheidsonderzoek? Dit onderzoek is ideaal om de vinger aan de pols te houden over: hoe de medewerkers hun job beleven en hoe tevreden ze zijn in hun job Hoe kan Vonk jou ondersteunen bij dit onderzoek? Vonk maakt een mix van het verwerken van data (kwantitatief onderzoek) en het luisteren naar de medewerkers (kwalitatief onderzoek). Voorstel van aanpak Stap 1: Intake We starten met een intake met de stuurgroep. Onze ervaring leert dat in deze stuurgroep zowel leidinggevenden, medewerkers én bestuurders een zinvolle bijdrage kunnen leveren.Er kan ook geopteerd worden om klanten in de stuurgroep te betrekken. Stap 2: Data analyse – verzamelen kwantitatieve gegevens Voor de start van het project is het nodig dat de consultant zich inwerkt in de specifieke setting van de organisatie. Hierbij worden de structuur en de voornaamste processen van de organisatie bestudeerd. Handige documenten hierbij zijn: organogram, personeelsbehoeftenplan, meerjarenplan, actieplan, documentatie uit eerdere projecten die nuttig kan zijn. Daarnaast is het zinvol om een aantal kerncijfers onder de loep te nemen. Dit kan gaan over resultaten van tevredenheidsmetingen, verloop, ziekte, enz… Stap 3: belevingsonderzoek – kwalitatieve gegevens INFOSESSIES VOOR ALLE MEDEWERKERS We informeren alle medewerkers tijdens een infosessie. Het is belangrijk om de medewerkers goed te informeren. Zo krijg je geen onrust in de organisatie en schep je de juiste verwachtingen scheppen. Tijdens de infosessie lichten we de inhoud en het verloop van het project toe. Wat mag men als resultaat verwachten? Hoe kan men zijn steentje bijdragen / hoe wordt men betrokken? Het is mogelijk om verschillende sessies te organiseren, zodat zoveel mogelijk medewerkers kunnen aansluiten. BEVRAGING We stellen meestal een online bevraging voor van alle betrokken medewerkers. De stuurgroep stelt de vragen op zodat alle facetten voldoende in beeld komen. Zo krijgen we zicht op hoe de organisatie werkt: hoe werken medewerkers, hoe streeft men

Meer en meer willen organisaties aan de slag gaan met de talenten van hun medewerkers. Vonk ondersteunt organisaties hierbij vanuit een ruime expertise. Vele van onze collega’s zijn onderlegd in het werken met competenties en talenten. Daarnaast hebben we opleidingen en toolboxen ontwikkeld om hier concreet mee aan de slag te gaan. Ook via consulting kunnen we een ruim en divers aanbod bieden op maat van de klant. De insteek hieronder is voor een groot stuk gebaseerd op de theorieën en aanpak van Luk Dewulf. Wat is een talent? Een talent is een eigenschap van een persoon die in de juiste context kan leiden tot duurzame en excellente prestaties. Talent hebben is niet voldoende, de context moet ook aanwezig zijn en de persoon moet zijn talent ook willen tonen. Er is een verschil tussen ‘talent’ en ‘competentie’. Een competentie gaat over iets wat je goed kan. Een talent is iets wat je goed kan én waar je energie van krijgt. Hoe maak je gebruik van je talenten? Talent in actie = talent + context + gedrag Je merkt dat talent in actie is wanneer: Je uitkijkt naar de activiteit Je geniet van de activiteit Je het zelf gewoon vindt dat je het goed kan, maar anderen vinden het bijzonder De tijd vliegt tijdens de activiteit Je geen vermoeidheid voelt tijdens de activiteit Je het goed doet, zelfs al wilt lijf of hoofd niet mee Je je mentaal opgeladen voelt na de activiteit. Hefboomvaardigheden zijn vaardigheden die je kan ontwikkelen om je talent ten volle te kunnen benutten op een manier die goed is voor anderen en de organisatie. Dit vraagt moeite, zeker in stresserende omstandigheden. Wanneer kan je talent inzetten in de organisatie? Je hebt het talent en bent er bewust van. Je wil het talent delen met anderen en inzetten in de organisatie. Je voelt

Hoe maak je uniforme functiebeschrijvingen op voor de organisatie? Functiebeschrijvingen zijn een handige tool bij aanwerving, feedback en evaluatie. Wanneer deze functiebeschrijvingen qua vorm en inhoud op elkaar afgestemd zijn, kan je nog gemakkelijker werken op het vlak van HR (aanwervingen, feedback, opleiding,…) in de organisatie. Waarom een uniforme functiebeschrijving opmaken? Voordelen voor de werkgever: • Een kwaliteitsvol personeelsbeleid• Aantrekkelijke werkgever• Opvolgen van personeel• Begeleiden van personeel• Motiveren van personeel• Dialoog met personeel• Beter zicht op talenten en capaciteiten van de medewerkers Voordelen voor de medewerker: • Wat wordt er van mij verwacht?• Past dat bij mijn verwachtingen?• Waar ben ik goed in?• Waar kan ik nog groeien? Hoe kan Vonk mij ondersteunen bij het opmaken van (uniforme) functiebeschrijvingen? Vonk ontwikkelde een eigen model en bijhorende toolbox om tot uniforme functiebeschrijvingen te komen. Het vertrekpunt is ‘competentiemanagement’. Wat is competentiemanagement Competentiemanagement is het geheel van activiteiten waarmee je de aanwezige en noodzakelijke competenties bij de medewerkers in kaart brengt en ontwikkelt. Het doel van competentiemanagement is deze activiteiten af te stemmen op de interne en externe ontwikkelingen in de organisatie. Zo is competentiemanagement een onderdeel om de missie en doelstellingen van jouw organisatie te verwezenlijken. Vervolgens zetten we volgende stappen bij de opmaak van de functiebeschrijvingen 1. Functiefamilie opmaken Een functiefamilie groepeert gelijkaardige functies (soort werk, vereiste competenties en zelfde niveau van verantwoordelijkheid). Zo krijg je zicht op de gelijkenissen tussen functies over afdelingen heen en kan je functies groeperen los van graad en diploma. Dit bevordert de uniformiteit. 2. Resultaatsgebieden formuleren We formuleren resultaatsgebieden voor de functiebeschrijvingen. 30% daarvan zijn specifiek voor de functie, 70% zijn taken en verantwoordelijkheden op het niveau van de functiefamilie. We gebruiken telkens dezelfde ‘formule’ om tot een omschrijving van een resultaatsgebied te komen. 3. Nodige competenties voor de functie oplijsten Daarnaast bevatten de functiebeschrijvingen competenties. Een competentie is herkenbaar en

Hoe pak je verandering aan? De principes van verandermanagement De basisvisie is dat veranderen en leren samenvallen. Mensen zijn te motiveren om te leren/te veranderen als je ze maar weet te raken of hun aandacht weet te trekken. We volgen de idee van Kotter[1] die stelt dat de kern van verandering ligt in de emotie. Mensen veranderen omdat ze feiten te zien krijgen en/of ervaringen opdoen die hun gevoelens veranderen. [1] Kotter, J.P. 1996. Leading change. Harvard Business Press Drie kernwoorden bij verandering: zien, voelen en veranderen ZIEN: door in het oog springende, aanlokkelijke situaties of schetsen, het probleem/de opdracht/de uitdaging visualiseren. VOELEN: door het ‘zien’ groeit bij de betrokkenen vertrouwen, optimisme en geloof in het effect van verandering. VERANDEREN: de nieuwe gevoelens veranderen of versterken nieuw gedrag, dat soms heel anders is. Wanneer het vertrouwen sterker is gaat men nieuw gedrag uitproberen; de positieve effecten versterken op hun beurt het vertrouwen en de veranderbereidheid. Doorheen het hele veranderproces is het cruciaal om gevoelens te versterken die motiveren of die mensen aanzetten tot nuttige acties. De emotionele reactie geeft mensen energie om de verandering verder mee gestalte te geven. Cruciale elementen bij verandermanagement Een verandertraject bestaan uit enkele cruciale elementen: Het installeren van urgentiebesef Een trekkersgroep vormen Een gemeenschappelijk doel creëren De verandervisie duidelijk communiceren Een draagvlak creëren Mikken op kortetermijnsuccessen Hoe Vonk jou kan ondersteunen bij een verandertraject: Vonk begeleidt processen en heeft veel ervaring met verandermanagement. Wij ondersteunen jou bij volgende elementen van een veranderproces: Begeleider:De consultant van Vonk treedt op als begeleider van het traject van a tot z. Keuzes:Vonk legt de kwesties op tafel die moeten besproken worden, geeft aan welke mogelijke antwoorden of oplossingen er zijn, en helpt bij het maken van een keuze, zonder echter de autonomie van het klant in vraag te stellen of over te nemen. Consistenties:Vonk