5 tips rond notuleren

schrijven-wat-Vonk-doet

Dagelijks worden binnen een lokaal bestuur beslissingen neergeschreven of genotuleerd. Als medewerker van een lokaal bestuur is het dan ook belangrijk om de regels te kennen zodat een vlotte en democratische besluitvorming wordt gegarandeerd. Notulen van goede kwaliteit moeten het mogelijk maken later na te gaan door wie wat werd beslist en om welke redenen.

We zetten hieronder 5 tips op een rijtje.

1. Vergeet niet dat een notule/beslissing een tekst is met een juridische draagwijdte. Heb dus aandacht voor de correcte keuze van de termen. Wat op het eerste zicht een synoniem lijkt uit het dagelijkse taalgebruik, heeft vaak niet dezelfde juridische draagwijdte als de juridische term. Let dus op met goed bedoelde vereenvoudigde teksten.

2. Neem, tenzij dit technisch niet mogelijk is, overeenkomsten en reglementaire teksten altijd in hun geheel in de notule op. Indien dit niet kan (bv. bij een bestek), dan moet je ervoor zorgen dat het stuk zonder enige discussie juridisch aan de notule/de beslissing kan worden gekoppeld .

3. Probeer voor ogen te houden voor wie je schrijft en waarvoor de tekst zal moeten dienen. Doel is zo zakelijk, eenvoudig en ondubbelzinnig als mogelijk te schrijven. Een notule over het gebruik van materialen is echter wel van een andere orde dan een gemeentelijk reglement of een beslissing met grote juridische draagwijdte.

4. Maak in toelichtingsnota’s voor gemeenteraad, college of andere bestuursorganen je punt. Zorg ervoor dat duidelijk blijkt wat je vraagt en waarom je dit doet. Als er voor het bestuur beoordelingsruimte is, dan geef je dat aan en bepaal je de grenzen van deze beoordelingsruimte.

5. Verklaar in je tekst de eerste keer dat je de afkorting gebruikt de afgekorte term. Vb : ICS (Intern controlesysteem).

Als zesde tip raden wij jou de opleiding ‘notuleren‘ aan. Daarbij krijg je nog veel meer tips en leer je een (ontwerp)besluit schrijven, met de nadruk op de opbouw en de structuur. Wil je een vergaderverslag leren schrijven, dan raden wij jou de opleiding ‘duidelijke (vergader)verslagen schrijven in een ambtelijke context‘ aan.

Deze vind je wellicht ook leuk